word文字处理器制作通知书流程

发布网友 发布时间：2022-02-24 07:27

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热心网友 时间：2022-02-24 08:57

解决方案
许老师利用WORD中提供的“邮件合并”功能，首先保留家长通知书中不变化的内容，作为主文档，将“各科成绩表”作为数据源，再将家长通知书中变化的部分作为合并域。经过这三步曲，很快制作出了37份“家长通知书”，不仅节省时间，更重要的是准确可靠！结果参见“家长通知书_样例.pdf”

制作过程

应用实例（一）——利用邮件合并功能生成家长通知书

第一步：建立主文档——打开家长通知书_空白文件.doc

1. 在“工具”菜单中，选择“信函与邮件”→“邮件合并”命令。打开邮件合并任务窗格。

2. 在“邮件合并”任务窗格中，选择“信函”。并单击“下一步”，
3. 选择“使用当前文档”
第二步：建立数据源——打开已建立的数据源文件“成绩表.xls”。

4. 单击“下一步：选取收件人”，
5. 单击“浏览”，
6. 在“选取数据源”对话框中，选择“成绩表.xls”，单击“打开”按钮。出现“选择表格”对话框，并选择“各科成绩表$”，如下图所示。单击“确定”按钮。

7. 出现“邮件合并收件人”对话框，

8. 移动滚动条到最后一条记录，清除班级平均分选项，如下图所示。单击“确定”按钮。

第三步：插入合并域

9. 单击“下一步：撰写信函”，
10. 将插入点放在文档中“尊敬的”与“家长”之间。从“撰写信函”中，单击“其他项目”选项；如下图所示，

11. 在打开的“插入合并域”对话框中，选择“姓名”，单击“插入”按钮，如下图所示（也可通过打开“邮件合并”工具栏，选择“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框）；

12. 重复步骤11，分别将插入点放在表格中分数列的相应位置，再分别选取“计算机应用”、“程序设计”、“大学英语”、“企业管理”、“总分”、“名次”等，将合并域插入到相应的位置；

13. 将从成绩单中获得的班级平均分，输入到相应的班级平均分列中，
14. 对插入的域变量 “姓名”进行编辑：选中“姓名”域，设置字体为：华文行楷、小二号、蓝色；字符间距为：加宽（1.5磅）。

15. 选中表格的备注列单元格，打开“邮件合并”工具栏，选择“插入Word域”下拉按钮，选择“If……Then……Else（I）……”命令。

16. 从“域名”中选择“计算机应用”，从比较条件中选择“大于等于”，在比较对象中输入“60”。并分别输入满足条件和不满足条件的文字内容，
17. 重复步骤16，分别为“程序设计”、“大学英语”、“企业管理”设置相同的条件。

18．单击“下一步：预览信函”，可以通过“ ”及“ ”按钮查找所有记录。

19．单击“下一步：完成合并”，并选择“编辑个人信函”，可以将所有信函合并到新文档。

20．保存新文档，并命名为“家长通知书”；保存带有合并域的文档，将该文档更名为“家长通知书-合并域”。